Peppol-facturatie voor Belgische zelfstandigen: activeringsgids 2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie de regel voor transacties tussen btw-plichtigen in België. Voor zelfstandigen betekent deze ontwikkeling dat zij facturen moeten kunnen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Deze gids legt uit wat Peppol is, wie erdoor wordt getroffen en hoe u deze facturatie concreet activeert in 2026.

Wat is Peppol-facturatie?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat de uitwisseling van commerciële documenten, waaronder facturen, in een gestructureerd en gestandaardiseerd elektronisch formaat mogelijk maakt. In tegenstelling tot een PDF die via e-mail wordt verzonden, is een Peppol-factuur een gegevensbestand dat automatisch leesbaar is voor de boekhoudsoftware van beide partijen.

Het standaardformaat dat in België wordt gebruikt, is de Europese standaard Peppol BIS 3.0, conform EN 16931. De uitwisseling is gebaseerd op een zogenaamd «vierhoekenmodel»: uw software stuurt de factuur naar uw Peppol-toegangspunt, dat deze doorstuurt naar het toegangspunt van de ontvanger, en vervolgens naar diens boekhoudsoftware.

Verschil tussen een PDF-factuur en een gestructureerde factuur

Een PDF, zelfs elektronisch verzonden, blijft een afbeelding of een document bedoeld voor menselijke lezing. Een gestructureerde factuur (in XML-formaat) bevat gegevens die direct door computersystemen kunnen worden verwerkt, wat handmatige herinvoer en coderingsfouten vermindert.

Wie wordt getroffen door de verplichting in 2026?

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie richt zich voornamelijk tot btw-plichtigen die in België gevestigd zijn voor hun B2B-transacties (tussen bedrijven). Concreet moeten de meeste btw-geregistreerde zelfstandigen in staat zijn om Peppol-facturen te ontvangen en, wanneer zij facturen uitreiken aan andere Belgische btw-plichtigen, deze in dit formaat te verzenden.

Bijzondere gevallen en uitzonderingen

Sommige situaties vallen, volgens de door de autoriteiten gepubliceerde informatie, buiten het toepassingsgebied van de verplichting. Dit is met name het geval voor:

• btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek;


• failliete ondernemingen;


• transacties bestemd voor particulieren (B2C), die niet onder deze B2B-verplichting vallen.

De btw-vrijstellingsregeling (voor kleine ondernemingen onder de omzetdrempel) is onderworpen aan specifieke voorwaarden: deze btw-plichtigen zijn in principe verplicht om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen. Om uw exacte situatie te kennen, wordt aangeraden contact op te nemen met de FOD Financiën of uw boekhouder.

De stappen om Peppol-facturatie te activeren

Peppol activeren is niet zomaar een vakje aanvinken: het gaat om het opzetten van een functionele technische keten. Hier zijn de belangrijkste stappen die u moet volgen.

1. Controleer uw btw-situatie

Begin met het bevestigen van uw btw-plichtige status en de toepasselijke regeling (normale regeling, vrijstelling, vrijgestelde handelingen). Deze controle bepaalt of u moet kunnen verzenden, ontvangen, of beide. Uw ondernemingsnummer (KBO) zal dienen als identificatie op het Peppol-netwerk.

2. Kies een compatibele softwareoplossing

Er zijn verschillende opties, afhankelijk van uw factuurvolume en uw werkgewoonten:

• Boekhoud- of facturatiesoftware die Peppol native integreert. Veel softwareleveranciers op de Belgische markt bieden deze functionaliteit nu aan.


• Een Peppol-toegangspunt (Access Point) geleverd door een geaccrediteerde dienstverlener, dat verbinding maakt met uw bestaande tool.


• Een online platform speciaal voor zelfstandigen met een laag factuurvolume, soms met instapaanbiedingen.

Controleer bij het kiezen of de oplossing gecertificeerd is voor Peppol BIS 3.0 en of deze zowel het verzenden als het ontvangen dekt.

3. Registreer uw onderneming op het Peppol-netwerk

Om facturen uit te wisselen, moet uw onderneming geregistreerd zijn in de Peppol-directory (de «SMP/SML»). Deze registratie wordt meestal door uw dienstverlener of uw software uitgevoerd tijdens de configuratie. Eenmaal geregistreerd, wordt uw onderneming identificeerbaar voor haar handelspartners op het netwerk.

4. Test het verzenden en ontvangen

Voordat u volledig overschakelt, voert u tests uit: stuur een factuur naar een klant die al actief is op Peppol en controleer de goede ontvangst van een inkomende factuur. Deze testfase helpt configuratieproblemen (ontbrekende verplichte vermeldingen, onjuist formaat) te identificeren voordat ze uw echte uitwisselingen beïnvloeden.

5. Informeer uw klanten en leveranciers

Coördineer met uw handelspartners. Sommigen zullen al klaar zijn, anderen nog niet. Vooraf communiceren vergemakkelijkt de overgang en beperkt verstoringen in de factuurverwerking.

Welk budget moet u voorzien?

De kosten zijn afhankelijk van de gekozen oplossing. Eenvoudige platforms voor zelfstandigen met een laag volume hanteren vaak bescheiden maandelijkse tarieven, terwijl complete boekhoudsoftware een grotere investering is, maar meer behoeften dekt. Verschillende dienstverleners bieden ook proefversies of basisaanbiedingen aan.

Fiscale stimulansen

Om de overgang te ondersteunen, zijn er steunmaatregelen ingevoerd. Volgens de door de autoriteiten gepubliceerde informatie kunnen zelfstandigen en KMO's, onder voorwaarden en tijdelijk, profiteren van een verhoogde fiscale aftrek voor kosten gerelateerd aan software en abonnementen voor elektronische facturatie, evenals een verhoogde investeringsaftrek voor de betreffende apparatuur.