Peppol-Rechnungsstellung für belgische Selbstständige: Aktivierungsleitfaden 2026

Seit dem 1. Januar 2026 wird die strukturierte elektronische Rechnungsstellung zur Regel für Transaktionen zwischen Mehrwertsteuerpflichtigen in Belgien. Für Selbstständige bedeutet diese Entwicklung, dass sie Rechnungen über das Peppol-Netzwerk ausstellen und empfangen können müssen. Dieser Leitfaden erklärt, was Peppol ist, wer betroffen ist und wie diese Rechnungsstellung 2026 konkret aktiviert wird.

Was ist Peppol-Rechnungsstellung?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein internationales Netzwerk, das den Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere Rechnungen, in einem strukturierten und standardisierten elektronischen Format ermöglicht. Im Gegensatz zu einem per E-Mail versendeten PDF ist eine Peppol-Rechnung eine Datendatei, die von den Buchhaltungssoftwares beider Parteien automatisch gelesen werden kann.

Das in Belgien standardmäßig verwendete Format ist der europäische Standard Peppol BIS 3.0, der der Norm EN 16931 entspricht. Der Austausch basiert auf einem sogenannten „Vier-Ecken-Modell“: Ihre Software übermittelt die Rechnung an Ihren Peppol-Zugangspunkt, der sie an den Zugangspunkt des Empfängers und dann an dessen Buchhaltungssoftware weiterleitet.

Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer strukturierten Rechnung

Ein PDF, selbst wenn es elektronisch versendet wird, bleibt ein Bild oder ein Dokument, das für die menschliche Lesung bestimmt ist. Eine strukturierte Rechnung (im XML-Format) enthält Daten, die direkt von Computersystemen verarbeitet werden können, was die manuelle Neueingabe und Kodierungsfehler reduziert.

Wer ist von der Pflicht im Jahr 2026 betroffen?

Die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung richtet sich hauptsächlich an in Belgien ansässige Mehrwertsteuerpflichtige für ihre B2B-Transaktionen (zwischen Unternehmen). Konkret müssen die meisten umsatzsteuerlich registrierten Selbstständigen in der Lage sein, Peppol-Rechnungen zu empfangen und, wenn sie Rechnungen an andere belgische Mehrwertsteuerpflichtige ausstellen, diese in diesem Format zu versenden.

Sonderfälle und Ausnahmen

Einige Situationen fallen laut den von den Behörden veröffentlichten Informationen nicht in den Geltungsbereich der Pflicht. Dies ist insbesondere der Fall bei:

• Mehrwertsteuerpflichtigen, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Umsätze tätigen;


• Unternehmen in Konkurs;


• Transaktionen, die an Privatpersonen (B2C) gerichtet sind und nicht von dieser B2B-Pflicht erfasst werden.

Die Mehrwertsteuerbefreiungsregelung (für Kleinunternehmen unterhalb der Umsatzschwelle) unterliegt spezifischen Modalitäten: Diese Mehrwertsteuerpflichtigen sind grundsätzlich verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können. Um Ihre genaue Situation zu erfahren, wird empfohlen, sich an den SPF Finances oder Ihren Buchhalter zu wenden.

Die Schritte zur Aktivierung der Peppol-Rechnungsstellung

Peppol zu aktivieren bedeutet nicht nur, ein Kästchen anzukreuzen: Es geht darum, eine funktionale technische Kette einzurichten. Hier sind die wichtigsten Schritte, die zu befolgen sind.

1. Überprüfen Sie Ihre Mehrwertsteuersituation

Beginnen Sie damit, Ihren Status als Mehrwertsteuerpflichtiger und die anwendbare Regelung (Normalregelung, Befreiung, befreite Umsätze) zu bestätigen. Diese Überprüfung bestimmt, ob Sie Rechnungen ausstellen, empfangen oder beides können müssen. Ihre Unternehmensnummer (BCE) dient als Identifikator im Peppol-Netzwerk.

2. Wählen Sie eine kompatible Softwarelösung

Je nach Rechnungsvolumen und Arbeitsweise gibt es mehrere Optionen:

• Eine Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, die Peppol nativ integriert. Viele auf dem belgischen Markt vertretene Anbieter bieten diese Funktionalität mittlerweile an.


• Ein Peppol-Zugangspunkt (Access Point), der von einem akkreditierten Dienstleister bereitgestellt wird und sich mit Ihrem bestehenden Tool verbindet.


• Eine dedizierte Online-Plattform für Selbstständige mit geringem Rechnungsvolumen, manchmal mit Einstiegsangeboten.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Lösung für Peppol BIS 3.0 zertifiziert ist und sowohl den Versand als auch den Empfang abdeckt.

3. Registrieren Sie Ihr Unternehmen im Peppol-Netzwerk

Um Rechnungen auszutauschen, muss Ihr Unternehmen im Peppol-Verzeichnis (dem „SMP/SML“) registriert sein. Diese Registrierung wird in der Regel von Ihrem Dienstleister oder Ihrer Software während der Konfiguration vorgenommen. Nach der Registrierung ist Ihr Unternehmen für seine Geschäftspartner im Netzwerk identifizierbar.

4. Testen Sie den Versand und Empfang

Bevor Sie vollständig umstellen, führen Sie Tests durch: Stellen Sie eine Rechnung an einen bereits auf Peppol aktiven Kunden aus und überprüfen Sie den korrekten Empfang einer eingehenden Rechnung. Diese Testphase hilft, Konfigurationsprobleme (fehlende Pflichtangaben, falsches Format) zu identifizieren, bevor sie Ihren tatsächlichen Austausch beeinträchtigen.

5. Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten

Koordinieren Sie sich mit Ihren Geschäftspartnern. Einige werden bereits bereit sein, andere noch nicht. Eine frühzeitige Kommunikation erleichtert den Übergang und begrenzt Unterbrechungen bei der Rechnungsbearbeitung.

Welches Budget ist einzuplanen?

Die Kosten hängen von der gewählten Lösung ab. Einfache Plattformen für Selbstständige mit geringem Volumen weisen oft moderate monatliche Gebühren auf, während eine vollständige Buchhaltungssoftware eine größere Investition darstellt, aber mehr Bedürfnisse abdeckt. Mehrere Anbieter bieten auch Testversionen oder Basisangebote an.

Steuerliche Anreize

Zur Begleitung des Übergangs wurden Unterstützungsmaßnahmen eingeführt. Laut den von den Behörden veröffentlichten Informationen können Selbstständige und KMU unter bestimmten Bedingungen und vorübergehend von einem erhöhten Steuerabzug für Kosten im Zusammenhang mit Software und Abonnements für die elektronische Rechnungsstellung sowie von einem verstärkten Investitionsabzug für die betreffende Ausrüstung profitieren.